Müdür: C. Atilla UYMAZ

Müdürlüğümüz, siz kıymetli hemşehrilerimizin belediyemizle ilişkilerinde ve belediyemizin genel hizmetlerinde yaşayabileceğiniz aksaklıklar yada almak istediğiniz hizmetler konularında, belediyemizle rahat ve uygun bir ortamda irtibata geçmenizi, ayrıca belediyemiz hizmetlerinden, sizlerin haberdar olmanızı sağlar. Bu hizmeti sunarken, belediye başkanımıza, yada herhangi bir birimimize ulaşmak istediğinizde, telefon, internet yada şahsi başvuruları takip eder, sonuçlarından sizleri haberdar kılar. Bize ileteceğiniz dilek, şikayet ve temennilerinizi değerlendirir. Bu hizmetlerden, sıcak ev ortamınızda, işyerinizde yada cep telefonunuzla istediğiniz her yerde faydalanmanızı sağlar. Alo Belediye (153) telefonla şikayet sistemini takip eder ve değerlendirmelerini yapar. İnternet ortamında bizlere ileteceğiniz her türlü şikayet, bilgi edinme talebi ve dilek- temenni mesajlarını cevaplandırır.
Müdürlüğümüz, Belediye Başkanının bütün kentin belediye başkanı olduğu gerçeğini, en ücradaki, en mazbut kişiyle dahi özel olarak ilgilenerek ortaya koyar. Belediye başkanının istisnasız her hemşehrimizin belediye başkanı olduğunu bilmeniz maksadıyla hizmet verir.

BU HİZMETLERİ SUNARKEN AŞAĞIDAKİ YÖNTEMLERİ UYGULAR:

I-MESLEK GURUPLARI İLE İSTİŞARE TOPLANTILARI:
Haftada en az bir gurup olmak üzere istişare ve fikir alış verişinin yapılacağı sohbet toplantılarına devam edilecek.

-Akademisyenler
-Hekimler
-Avukatlar
-Esnaf ve Sanatkar Odaları Temsilcileri
-Ticaret ve Sanayi Odası Meslek Gurupları Temsilcileri(7 Gurup, 7'şer kişi)
-İlk ve Orta Dereceli Okul Öğretmenleri
-Serbest Muhasebeciler ve Mali Müşavirler
-Ulusal ve Mahalli Basın Temsilcileri
-Mimarlar ve Mühendisler
-Mahalle Muhtarları
-Sendika Temsilcileri
-Kadın Teşkilatları
-Çocuk ve Gençlik Teşkilatları-Öğrenci Temsilcileri
-Emekli Dernekleri Temsilcileri
-Ziraat odası Temsilcileri
-Hemşeri Dernekleri(Gümüşhaneliler ,Karadenizliler ,Bayburtlular vs.)
-Vakıflar
-Ticaret Borsası Üyeleri
-Uygun Görülecek Sair Sivil Toplum Teşkilatları

II-ZİYARETLER.
Yüksek Öğrenim Kurumları
Esnaf
İlk ve Orta dereceli okullar
İl Müdürlükleri ve Kamu Kurumları, Sivil Toplum Teşkilatları
Siyasi parti teşkilatları
Sivil toplum örgütleri, dernek ve vakıflar.

III-DİĞER FAALİYETLER:
--Kent Konseyi , Kadın Konseyi ve Gençlik Konseyi kurulması
--Mahalle bazında bay bayan gönüllü müfettişler tespiti
--Siyasi parti il ve ilçe teşkilatları ile dialog ve sohbet toplantıları veya ziyaretleri
--E- Belediye ve T-Belediye servislerinin kullanım şeklini içeren ve kullanımını
yaygınlaştırmayı hedefleyen broşür tasarım ve basımı ile tanıtım faaliyetleri
--Belediye faaliyetlerini anlatan broşür tasarım, basım ve dağıtımı.
--Kent Tanıtım CD sinin hazırlanması
--Ulusal Medyanın kent tanıtımı maksadı ile ilimizde düzenlenecek festival ve
organizasyonlarına katılımının sağlanması.
--Belediye Başkanının katılacağı TV programları organizasyonu
--Belediye Başkanı ile basın mensuplarını bir araya getirerek ilişkilerini güçlendirmeyi hedefleyen gezi, yemek veya gece organizasyonları
--İlk ve Orta dereceli okullara öğrenci ziyaretleri tertibi
--Belediye Hizmetlerindeki aksaklıklar ile iletişim problemlerini tespit etmek maksatlı anketler düzenlenmesi
--Belediye Başkanının, kamu yararına çalışan ve kent odaklı sivil toplum teşkilatları ile sık sık bir araya gelmelerinin sağlanması
--Mesleki gün ve haftalara mahsus nama yazılı tebrik postaları gönderilmesi
--100 civarındaki önemli gün ve haftalarda, o günün muhatabı olan sivil toplum teşkilatı başkanlığı nezdinde tebrik mesajları yayımlanması veya gönderilmesi. Bu günle alakalı bir organizasyon varsa Belediye Başkanımızın katılımını sağlanması
--Belediye Başkanı ile Belediye Çalışanları arasında iyi ilişkiler kurmak maksatlı, çalışanlar için önem arz eden günler, yıldönümü, taziye, düğün gibi hatırlanması gereken günlerde başkanın bizzat iyi niyetlerini bildirmesi.
--Belediye Meclis toplantılarına halkın izleyici olarak katılımının sağlanması
--İl dışındaki Erzincanlı Dernekleri ile diyaloga geçilmesi, ilişkilerin geliştirilmesi
--Personel için verimliliği artırma maksatlı hizmet içi eğitim organizasyonları tertip edilmesi
--Sinema ,Tiyatro ve sanat günleri organizasyonları
--Belediyemiz çalışma sistemi ve hizmet ortamının tanıtımı maksatlı basın mensupları ve halktan isteyenlerin katılacağı belediyemiz bünyesinde bir gezi tertibi
--Belediyemiz sponsorluğunda geleneksel hale getirilecek bir ilkokullar arası bilgi
yarışması tertibi
--Belediyemize ait WEB sayfasının koordinatörlüğünün yapılması ve güncellenmesi
işlemlerinin yürütülmesi
--Kentin bürokrasisi içerisindeki atama terfi ve görev değişikliklerinden Başkanımızın
haberdar edilmesi
--İl içerisinde düzenlenecek anma, merasim, gibi konuların takibi ve Belediye
Başkanımızın bilgilendirilmesi
--Belediye Başkanının günlük programının takip edilmesi, katılımcılar konusunda
Başkanın bilgilendirilmesi, fiziki mekanın tertibi, başkanın giriş ve çıkışı ile ilgili
organizasyon yapan birimin yada kurumun bilgilendirilmesi, Sayın Başkanın uygun
görmesi halinde Halkla İlişkiler Müdürlüğü personellerinden birinin eşlik etmesinin
sağlanması
--Belediye Başkanımızın katılacağı organizasyonlarda ve Belediyemizin düzenlediği
organizasyonlarda başkanın yapacağı konuşmaların basın bülteni şeklinde
yayımlanması ve Belediye WEB sayfasında da bu konuşma metnine yer verilmesi
--Tüm ölüm haberlerinin halkla ilişkiler müdürlüğünde toplanması, Başkanın
cenazeye katılımı olmazsa taziye temennilerinin cenaze sahiplerine iletilmesi
--Nikah kıyanlar için Belediye Başkanımızın nama yazılı bir tebrikinin evlenecek olan
çifte iletilmesi
--Personel yakınlarına ait cenaze ,düğün vs. haberlerin, müdürlükler arası bir zincir
iletişimi ile tüm personele duyurulması
--Belediye çalışanlarının özel problemleri ile gerek performans artırmak maksatlı
gerekse güzel ilişkiler kurmak maksatlı ilgilenilmesi, imkanlar dahilinde çözüme
kavuşturulması
--Öncelikle Halkla İlişkiler personelini kapsayan ve mümkünse tüm büro personeli ile
devam eden, hizmetin kanun ve yönetmeliklere uygunluğu ve daha yüksek bir
kaliteye kavuşturulması maksatlı, belediye işleyiş sistemi ile birimlerin görev ve
yetkilerinin öğrenilmesi ve bu sayede hizmet hız ve kalitesinin artırılması maksatlı
görev ve sorumlulukların kavranmasını sağlayıcı bir eğitim programı düzenlenmesi.
--Başkanın, istişare toplantılarında, halkı kabul ettiği saatlerde ve uygun görülen halk
ziyaretleri esnasında yanında müdürlüğümüz personelinden en az bir kişinin
başkanın talimatlarını almak ve organizasyonu yönlendirmek maksadıyla
bulundurması

IV- E-BELEDİYE ve T-BELEDİYE İŞLEYİŞ SİSTEMİ:

--T-Belediye İşlemlerini yürütmek üzere bir kişinin görevlendirilmesi. Bu görevlinin
gerek bırakılan sesli mesajları değerlendirmeye alması gerekse direk telefonla
yapılan başvurulara cevap vermesi
--E-Belediye ve T-Belediye üzerinden yapılacak sesli ve yazılı müracaatların
değerlendirilmesi için ilgili birim müdürlüklerine göre ayırt edilmesi, bu müdürlüklere
iletilmesi ve müracaatın şekline göre (telefonla, yazılı veya internet ortamında)
müracaat eden kişinin bilgilendirilmesi
--İnternet sayfası üzerinde E-Belediyeyi kullanımı kolaylaştırıcı , ana sayfada göz
alıcı bir konumda,kullanıcının tek tuşla şikayet ve temennilerini iletebilmesine imkan
tanıyacak şekilde bir düzenleme yapılması
--T-Belediye üzerinden dilek ve şikayetlerini iletmek isteyenler için de çok kolay ve
basit bir menü ile kullanıcının mesaj bırakmasının operatöre bağlanmasının ve borç
sorgulaması yapılmasının sağlanması.(Bant kaydı bayan sesi olacak)
--Belediyenin müdahil olmasının sempati doğuracağı ancak belediyemiz dışında
başka kamu kurumlarınca yapılan denetim, kontrol ve düzenlemelere (özellikle
sağlık denetimlerine) medyanın eşliğinde belediye başkanımızın da katılımı
sağlanarak konuya başkanımızın ve belediyemizin ne kadar önem verdiği vurgusu
yapılması
--İnternet sitesinin daha çarpıcı daha cezp edici hale getirilmesi için inşa aşamasında
dahi bilgi işlem müd.'ne veri ve bilgi akışı sağlanması. Sitede, kent merkezinden
(mesela Dörtyol'dan) bir kamera aracılığı ile 24 saat kentten bir görüntü verilmesi
sağlanması, insanların siteye girmesini ve site ziyaretçisinin artmasını sağlamak
maksatlı ilginç veri ve bilgilere yer verilmesi. Haftada bir değişmek üzere mini
anketlere yer verilmesi. Sitenin kolay kullanılır ve hoş bir yapıya sahip olması
sağlanması. Encümen üyeleri ile birim müdürleri hakkında üzerlerine tıklanınca
açılacak alt sayfalar oluşturulması ve özellikle birim müdürlerine e-posta
gönderilmesinin bu ortamda mümkün kılınmasının sağlanması.İl dışında yaşayan
Erzincanlıların kurdukları ve ilimizdeki Erzincan'ı tanıtım maksatlı seçkin sitelere ait
linkler kurulması. Kentimiz tarihçesi, Erzincanlı ünlüler,fotoğraflar,sivil toplum
örgütleri vs. bilgilerin bulunmasının sağlanması. Özellikle belediyemiz projelerinin
anlatıldığı sayfalara yer verilmesi ve bu projelerin dikkat çekmesi ve okunması için
çarpıcı spotlar kullanılması. Site ana sayfasında Ergan Dağı Projesine ait çarpıcı
resimlere yer verilmesi ve alt sayfalarda projenin, teferruatı ile anlatılmasının
sağlanması. En önemlisi de E-belediye kapsamında dilek ve şikayetlerin ana
sayfada tek bir tıklamayla birimimiz personellerine iletilmesini sağlayacak bir yapı
oluşturulması.
--Sosyal faaliyet organizasyon tasarıları ile alakalı olmak üzere Kültür ve Sosyal İşler
Md. ile koordineli olarak çalışılması

V-BASIN YAYIN FAALİYETLERİ:

--Ulusal ve yerel basının takibi ve ilimiz ile belediyemizi ilgilendiren konuların tespit
edilmesi, yorumlanması, Başkanın bilgilendirilmesi ve bu haberlerin arşivlenmesi.
--Belediyemiz faaliyetlerini veya başkanın mesajlarını Medyaya iletilmek maksatlı
basın bültenleri ile halkı bilgilendirmek maksatlı basın bildirileri yayımlanması
--Basın bülten ve bildirilerinde kullanılmak üzere Başkan Yardımcılarına birim
müdürlükleri tarafından gönderilen faaliyet raporlarının derlenerek kullanılması
--Başkanın talimatları doğrultusunda basın toplantıları tertip edilmesi
--Medyanın katılamadığı organizasyonlarımızda medyaya görüntü ve haber
bilgilerinin ulaştırılması
--En az günlük iki ulusal gazetenin alımı ve arşivlenmesi
--Belediyemiz adını taşıyan gazete ve/veya dergi çıkarılması

VI-BİRİMİMİZ FİZİKİ MEKÂN VE İŞLEYİŞ SİSTEMİ:

1-Halk girişi ön kapıdan yapılacak. Vatandaş güvenlik kontrolünden sonra birim
görevli personellerince karşılanacak.
2 -Problemi veya yapmak istediği işlemin ne olduğu dinlenecek. Eğer bir şikayet
veya bilgi edinme gibi anında personelimizce halledilebilecek bir iş için gelmişse
oturtulacak, ikramda bulunulacak ve gerekli bilgilendirme yapılacak veya şikayeti
varsa derhal değerlendirmeye tabi tutulacak.
3-Vatandaşa sonradan bilgi iletilmesi gereken bir konu söz konusu ise kendi tercih
edeceği bir yöntemle(telefon, posta,e-posta) vatandaş daha sonra bilgilendirilecek
4-Halkla İlişkiler Müdürlüğü personelince diğer birim müdürlüklerine götürülen
vatandaş için, her müdürlük bünyesinde bu işle ilgilenmekle de görevli en az bir
kişi olacak. Müdürlüğümüz personeli, işi için gelen vatandaşı o birimdeki bu
görevliye teslim edecek.
5-Karşılamada görevli olan personelin yaka kartı olacak. Büyük harflerle kolayca
okunacak biçimde adı soyadı yazılı olacak ve bu personelin, uzaktan ve ilk
görüşte ayıt edilmesini sağlayacak özel kıyafetleri olacak
6-Mesai saatleri dahilinde halkın kabul edildiği bölmede görevli personel haricinde
kimse bulunmayacak
7-Çok kısık tonda bir müzik yayını ile huzurlu ve rahatlatıcı bir ortam oluşturulmaya
çalışılacak
8-Vatandaşla personel arasında hiçbir cam bölme banko vs bir şey bulunmayacak.
Vatandaş direk personelle yüz yüze olacak.
9-Kapıdaki güvenlik görevlileri de fiilen müdürlüğümüz personeli gibi çalışacak. Aynı
güler yüz ve alakayı gösterecek
10-Diğer tüm müdürlüklerde çalışan personelin yaka kartı olacak ve bu
müdürlüklerde halkla ilişkilerle koordineli çalışmak üzere tespit edilen kişi aracılığı
ile veya gerekli görülen hallerde direk birim müdürü ile iletilen problemin akıbeti
hakkında müdürlüğümüze bilgi aktarılması sağlanacak.
11-Kamera sistemi ile kapı girişi kayıt altına alınacak
12-Belediye ana bina temizliği sabah saat 07:30 da bitmiş olacak
13-Halkla direk yüz yüze gelen hizmet müdürlükleri (Zabıta, İmar, Trafik, Fen İşleri,
vb.) personeli eğitimden geçirilecek
14-Vatandaş masa masa , oda oda dolaştırılmayacak. Her müdürlükde bulunacak
olan kabul memurları tarafından işi derhal görülecek. İşlemi gereği bulunduğu
odadan veya masadan başka bir oda yada masaya gitmesi gerekse bile vatandaş
oturtulup işlemi personelce takip edilecek.
15-Santral memurları, gelen telefonları en iyi şekilde vatandaşa eziyet etmeden
yönlendirebilmeleri için belediyenin işleyişi ve hangi konunun hangi müdürlüğü
ilgilendirdiği konusunda eğitime tabi tutulacak
16-Yaşlı, sakat ve hasta olup da yürüme güçlüğü çekenlerin işlemlerini yaptıktan
sonra gidecekleri yere iletilmeleri sağlanacak. Bu amaçla başkanlığımızın bir
minibüs tahsis etmesi talep edilecek
17-Bu işleme yöntemi ile toplanacak olan tüm şikayet,temenni,teklif ve istekler, mesai
bitiminde derlenecek; gün içerisinde anında çözüme kavuşturulanlar için gerekli
notlar alınıp ayrılacak; diğerleri ilgili müdürlüklere iletilmek üzere tasnif edilecek;
en fazla yedi gün içerisinde muhatabına işlemin başlatıldığına dair cevap
verilecek; işlem devam ederken kişinin talebine göre hangi safhada olduğuna dair
bilgi verilmeye devam edilecek ; son olarak ise en geç bir ay içerisinde vatandaşın
isteğinin ilgili müdürlükçe yerine getirilmesi sağlanacak ve vatandaşa bilgi
verilecek. Eğer yerine getirilmemişse sebepleri hakkında gene konunun muhatabı
olan vatandaş bilgilendirilecek.

AMAÇLARIMIZ:

Belediyemiz ile gerek binamıza gelerek gerek iletişim araçlarını kullanarak irtibata geçen, gerekse sade bir vatandaş olarak sadece hizmetlerimizden faydalanan tüm hemşehrilerimizin, tüm faaliyetlerimizden memnun olmasını sağlamak.
Güler yüz ve sınırsız hizmet anlayışını özellikle ve öncelikle müdürlüğümüz bünyesinde uygulayarak örnek teşkil etmek, daha sonra hizmet müdürlükleri büro personeli ve son olarak tüm belediye çalışanlarının bu düstur ile yoğrulup bunu bir hayat tarzı olarak benimsemelerini sağlamak.
Hizmet ve imkanlarımızdan kentimiz halkının, kentin en ücra köşesinde yaşıyor dahi olsa eşit ölçüde ve hakkaniyetle faydalanmalarını kontrol edici ve sağlayıcı bir misyonla çalışmalarımızı yürütmek ve tüm kent halkının en ufak bir ihmal ve gözden kaçırmaya mahal vermeksizin dilek , temenni ve şikayetlerine ulaşmak.
Kent halkına belediyemiz hizmetleri çerçevesinde kanuni haklarını hatırlatıcı ve
öğretici boyutta, haklarının takipçisi olmak ve belediye hizmetlerinden faydalanırken
asla eziyet çekmemelerini sağlamak .
Özellikle fakir, madur, düşkün, hasta, sakat ve yaşlı vatandaşlarımızın ihtiyaçları ve belediyemize ulaşmakta güçlük çeken kent halkının ihtiyaçlarını gidermekde harkulade bir çaba sarfederek bir nevi vatandaş temsilciliği misyonu üstlenip, hakkını aramaktan ve takip etmekten aciz insanların diğer insanlar karşısında haksızlığa uğramalarını engellemek
Belediyemizin tüm kentin ve kent yaşayanlarının belediyesi olduğu, Başkanımızın tüm kent halkının belediye başkanı olduğu imajını ve anlayışını bir tek kişi dahi atlamaksızın yerleştirmek
Hizmet ve aktivitelerimizden haberdar olamayan büyük çoğunluğun yapmış olduğumuz ve yapacağımız hizmetler ile aktivitelerimizden haberdar olmasını sağlamak
İnsanların belediyemiz ile dialog kurarken soğuk kamu kurumları imajı münasebeti ile gösterdikleri tereddütleri gidermek, bu güne kadar karşılaşmadıkları ölçüde sıcak bir ortam ve güzel bir alaka ile karşılaşacaklarını anlatmak ve bu imajı yerleştirmek.
Ulusal basının hatta dünya basınının dikkatlerini çekmeyi ve dolayısı ile Belediyemizin Ulusal gündem içerisinde yer almasını sağlamak.